Desch Plantpak

Challenge

De milieuvriendelijke kunststof verpakkingen van Desch Plantpak (bekijk website) helpen telers al ruim vijftig jaar bij efficiënter werken en het bedienen van de eindklant. Het bedrijf heeft vier fabrieken in Nederland, een in het Verenigd Koninkrijk en nog een in Polen. De grootste fabriek en het hoofdkantoor staan in Waalwijk, waar ook onderzoek wordt gedaan naar nieuwe productiemethodes en innovatieve producten die beter te recyclen zijn.

Dynamics AX 2012 R3 vormt het fundament voor de productie, in- en verkoop, warehouse management en logistiek bij Desch, vertelt Robbin Hettinga, projectleider en applicatiebeheerder. “We hebben deze release lokaal op onze eigen servers draaien en beschikken over de kernfunctionaliteit om onze business te draaien. Toen ik eind 2020 bij Desch startte, werd ik echter geconfronteerd met het feit dat de software voorzien was van allerhande maatwerk en al tijden niet meer was doorontwikkeld. De performance was hierdoor slecht en aan de kwaliteit van product- en orderdata mankeerde van alles.

Daarnaast was er een behoorlijke achterstand van orders die nog afgesloten moesten worden, waardoor overzicht ontbrak. Het systeem bleek steeds meer een sta-in-de-weg om onze klanten goed en snel van dienst te kunnen zijn.”

Aanpak

Robbin besloot dat het tijd was om de samenwerking met de ERP-leverancier te intensiveren, en zocht contact met Fellowmind. “In samenspraak gingen we aan de slag met een plan van aanpak. De consultants van Fellowmind deden een Value Effort Analyse om voor de juiste focus en prioritering te zorgen. Zo werd inzichtelijk gemaakt welke verbeteringen de meeste impact zouden maken voor onze business. Uit de analyse kwam naar voren dat het verbeteren van de datakwaliteit en de controle van maatwerk de hoogste prioriteit hadden. Vooral intern leidden deze zaken tot frustratie en efficiencyverlies. Bijvoorbeeld door de traagheid waarmee het opvragen van voorraad- en orderinformatie verloopt.”

Het eerste grote project richt zich op het optimaliseren van de datastructuur. Hierbij worden de historie opgeschoond en een groot aantal openstaande orders - waar nodig - afgesloten. “Er was ons veel aan gelegen om de basisgegevens, die door personele wisselingen vervuild zijn geraakt, op orde te krijgen. Een ERP-systeem kan alleen de juiste uitkomst leveren als het met de juiste informatie wordt gevoed. Het opschonen is een hele klus, want je kunt niet zomaar zaken geautomatiseerd en in bulk afhandelen. Gelukkig krijgen we hierbij goede, pragmatische ondersteuning van Fellowmind.”

Een andere grote uitdaging die binnenkort aangepakt wordt, is de controle van maatwerk. “Door de jaren heen is veel maatwerk aan ons ERP-systeem toegevoegd. Niet alles werkt meer naar behoren en in veel gevallen ontbreekt documentatie. In het projectplan dat we hebben opgesteld, staat dit hoog op de planning. We willen het stapsgewijs aanpakken om zo vertragingen in het systeem te verminderen en te zorgen dat het (toekomstige) bedrijfsactiviteiten beter ondersteunt.”

Resultaten

Hoewel Robbin bij zijn komst bij Desch best wel schrok van de staat van de bedrijfssoftware, voelt hij zich inmiddels meer in control. “We zijn goed onderweg om het fundament van onze IT te verbeteren. Elke drie maanden doen we een release waarbij we waardevolle verbeteringen voor de business testen en doorvoeren. Onze key users zijn nauw betrokken bij de processen en verbeterstappen, wat helpt bij het draagvlak en prioritering. Waar collega’s voorheen vooral klaagden over de software, is er nu rust en krijg ik als applicatiebeheerder meer hulp. Doordat we de organisatie over elke release informeren, weten gebruikers waar ze aan toe zijn én nemen het enthousiasme en draagvlak toe.”

Over het partnership met Fellowmind is Robbin te spreken. “We doen het echt samen en dagen elkaar steeds uit om tot de beste oplossingen te komen. De consultants hebben goed geholpen bij het stellen van prioriteiten. Zo zijn we teruggegaan naar de basis en het optimaliseren van de performance, voordat we keken naar nice-to-haves. We werken gestructureerd en in een vast team samen, en weten wat we aan elkaar hebben. Die ondersteuning is wat mij betreft onmisbaar voor onze toekomst.”